La période estivale touche bientôt à sa fin, les derniers rayons du soleil s'estompent et septembre vient pointer le bout de son nez. Pour beaucoup d'entre nous, cette période rime avec retour au cabinet après des vacances bien méritées ! Mais si ces dernières ont été reposantes, la reprise peut parfois être délicate.
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Comment s'assurer que vos patients vont revenir ? Votre cabinet aura-t-il des nouveautés à la rentrée ? Comment démarrer du bon pied cette nouvelle année ? Cette checklist de rentrée vous guidera !
Les enjeux d’une reprise d’activité bien organisée
Le mois de septembre peut être classique pour certains, mais un véritable nouveau départ pour d’autres :
Retrouver une patientèle
Pendant que vous profitiez de vos vacances, vos patients sont peut-être allés consulter d’autres praticiens (on est jamais à l’abri d’une urgence) ou tout simplement pris de nouvelles habitudes. Il faut rapidement renouer le contact et leur rappeler pourquoi ils vous faisaient confiance avant l’été.
Attirer de nouveaux patients
Les bonnes résolutions de rentrée ne concernent pas que les enfants ! Certaines personnes sont déterminées à entamer des démarches pour une meilleure santé ou tout simplement à s'occuper des soucis accumulés pendant l'été. Une belle opportunité pour vous d'agrandir votre patientèle.
Retrouver un niveau d’activité viable
Les premiers jours de septembre s'avèrent importants pour la santé financière de votre cabinet. Une reprise latente peut compromettre vos objectifs annuels et créer un stress inutile qui impactera la qualité de vos soins.
Instaurer du changement
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Vous avez profité de votre été pour suivre une formation, vous vous êtes spécialisé ? La rentrée est l'événement parfait pour informer vos patients de ces nouveautés. Vous avez aussi peut-être choisi de modifier vos horaires ou votre fonctionnement ? Parfait, les gens sont en général plus attentifs aux nouveautés à la rentrée.
Fiou, que d'enjeux pour cette rentrée ! Mais pas de souci, l'équipe d'abaseo vous a préparé une petite checklist pour un redémarrage serein !
Votre cabinet : un espace de travail optimisé pour votre pratique et vos patients
Sans cabinet, pas de patients ! Alors après quelques semaines d'absence, votre cabinet mérite une attention particulière pour retrouver un fonctionnement optimal :
Grand nettoyage post-vacances
Cela va au-delà du simple aspect esthétique. C'est l'occasion de faire le point sur l'état général de vos équipements, de dépoussiérer en profondeur et de vous assurer que tout fonctionne correctement. Profitez-en pour vérifier vos installations électriques, tester vos appareils et vous assurer que rien n'a souffert de votre absence.
Réaménagement du cabinet et nouveaux équipements
Une nouvelle table de consultation, un éclairage amélioré, une réorganisation de l'espace... La période juste avant la rentrée est parfaite pour mettre en place ces ajustements. De plus, ces changements peuvent considérablement améliorer votre confort de travail et l'expérience de vos patients.
N'oubliez pas votre salle d'attente, c'est le premier contact physique avec vos patients, alors assurez-vous de son attractivité ! 🪴
La gestion des stocks
Il serait dommage de commencer le mois de septembre avec un manque de matériel. Alors, faites le point sur vos stocks : vérifiez vos réserves de produits d'hygiène, de consommables médicaux et de documentation.
Profitez-en aussi pour faire le tri dans vos anciens magazines et mettre à jour votre affichage.
Vos prestations et votre organisation évoluent
Comme mentionné précédemment, votre été vous a peut-être permis de vous former à de nouvelles techniques ou d'explorer une nouvelle organisation. Quoi de mieux que la rentrée pour implémenter ces changements !
Mise à jour de vos prestations
- Listez tous vos soins et donc motifs de consultation : nouveau patient, consultation de suivi, bilan, consultation spécifique (sport, pédiatrie, maternité…)
- Informez vos patients : mettez à jour ces informations sur vos différents canaux de communication (site internet, réseaux sociaux, mail…)
- Modifiez votre agenda et votre prise de rendez-vous en conséquence : définissez des créneaux horaires pour chaque motif de consultation
Faire le point sur vos outils et méthodes de travail
Votre logiciel de gestion de cabinet vous convient-il vraiment ? Votre matériel de consultation (table, outils, ordinateur…) est-il encore adapté ? Profitez de cette période pour évaluer si vos outils actuels répondent encore à vos besoins ou s'il serait temps d'envisager des améliorations.
Un logiciel comme abaseo, propose régulièrement de nouvelles fonctionnalités qui pourraient optimiser votre pratique dès la rentrée : pré-remplissage des informations par les patients, personnalisation des fiches, outils de relance automatisée…
Vos horaires et informations générales ont changé
Vos horaires ont-ils changé ? Vos conditions de paiement ont-elles évolué ? Vos coordonnées sont-elles toujours exactes sur tous vos supports ? Cette vérification minutieuse évitera bien des malentendus avec vos patients. Une petite communication par mail ne serait d'ailleurs pas de refus !
Révision de vos tarifs
Dans le cas où vous seriez soumis à une tarification libre, septembre constitue une période propice pour l'annoncer. Les patients acceptent généralement mieux les changements tarifaires en début d'année scolaire, à condition qu'ils soient justifiés et communiqués avec transparence.
La communication avec vos patients pour renouer le lien
La communication avec votre patientèle représente l'un des aspects majeurs de votre reprise d'activité. Après plusieurs semaines sans contact, il faut rapidement renouer le lien et rassurer vos patients sur votre disponibilité.
L'annonce de votre reprise doit être claire et chaleureuse. Que ce soit par mail, SMS ou via votre site internet, informez vos patients de votre retour en mentionnant les éventuelles nouveautés ou les changements. Cette communication marque la fin des vacances.
Vous pouvez aussi personnaliser vos relations avec vos patients les plus réguliers ou avec les personnes qui ont reporté leur consultation. N'oubliez pas de consulter votre répondeur téléphonique, bien souvent certains patients sont en attente d'un retour.
Comme mentionné un peu plus haut, assurez-vous que tous vos supports de communication (page Google, site internet, prise de RDV en ligne) sont à jour ! Et informez vos patients de vos nouveautés !
Si vous souhaitez améliorer vos communications envers vos patients, ces articles pourraient vous aider :
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Définir vos objectifs pour 2025-2026
Pourquoi ne pas profiter de votre rentrée pour définir vos objectifs à venir ! Cette période est synonyme de nouveaux cycles, alors pourquoi ne pas la démarrer avec une direction claire de votre activité ?
Avant de fixer vos objectifs, il faut toutefois procéder au bilan de votre année en cours : quels ont été vos succès ? Vos difficultés ? C'est en vous posant ces questions que vous pourrez plus facilement définir vos objectifs et pistes d'améliorations.
Quand vient la formulation de vos objectifs, assurez-vous qu'ils soient réalistes et mesurables. Cependant, leur nature peut être qualitative ou quantitative, voire même les deux. Prenez aussi en compte vos envies et vos projets de développement professionnel (formation, agrandissement de cabinet, collaboration, investissements…)
Et surtout, ne vous surmenez pas trop, planifiez-vous des temps de repos ! Rome ne s’est pas faite en un jour, donc vos objectifs peuvent être fixés sur du long terme.
Conclusion : une rentrée réussie pour une reprise durable
La rentrée de votre cabinet ne s'improvise pas. Elle nécessite une préparation méthodique qui touche tous les aspects de votre activité : l'espace physique, l'organisation, les outils, la communication et la stratégie.
Cette checklist peut sembler longue, mais chaque élément contribue au succès de votre reprise. Prenez le temps de vous organiser, quitte à décaler légèrement votre reprise si nécessaire. Il vaut mieux commencer quelques jours plus tard avec une organisation optimale que de reprendre dans la précipitation.
Votre cabinet est le reflet de votre professionnalisme. Une rentrée bien préparée envoie un signal positif à vos patients et vous permet d'aborder la fin d'année avec confiance et sérénité.
N'hésitez pas à vous faire accompagner dans cette démarche. Que ce soit pour optimiser votre logiciel de gestion, réorganiser votre espace ou définir votre stratégie de communication, les solutions existent pour vous simplifier la vie et vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel : la qualité de vos soins.
Des solutions comme abaseo accompagnent les praticiens dans cette optimisation de rentrée avec un support dédié et des fonctionnalités pensées pour faciliter votre quotidien.
Bonne rentrée à tous !
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